Wyjazdy krajowe i zagraniczne

W związku z zakończeniem procedury przetargowej na rezerwację i sprzedaż biletów lotniczych, kolejowych, autokarowych, promowych, ubezpieczeń podróżnych oraz pośrednictwo wizowe, od dnia 23 sierpnia 2016 r. zakup biletów lotniczych, kolejowych, autokarowych, promowych, ubezpieczeń podróżnych oraz wizowanie paszportów, dla pracowników będzie realizowany za pośrednictwem firmy FURNEL TRAVEL INTERNATIONAL Sp. z o.o. na podstawie niżej opisanej procedury.

Instytut nie będzie uznawał kosztów biletów zakupionych we własnym zakresie przez pracowników.



WYJAZDY KRAJOWE
Procedura w przypadku wyjazdów krajowych - schemat  (pdf)

Wniosek o udostępnienie samochodu służbowego z kierowcą (pdf) oraz Zarządzenie nr 14/2016 w sprawie określenia zasad korzystania w ICHB PAN z samochodów służbowych z kierowcą (pdf)

1. Zgłoszenie wyjazdu służbowego krajowego (doc) będące podstawą do otrzymania formularza delegacji, zamówienia biletów kolejowych należy dostarczyć do Sekretariatu ICHB PAN lub PCSS
2. Rozliczenie delegacji, opisane faktury (hotel, bilety itp.) należy dostarczyć do Działu Księgowości
3. Diety (30,00 zł/dobę podróży):

  • jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę
  • mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje
  • 8-12 godzin - 50% diety
  • ponad 12 godzin - 100% diety
  • jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę
  • za każdą dobę - 100% diety
  • za niepełną dobę: do 8 godzin - 50% diety;
  • ponad 8 godzin - 100% diety
  • w przypadku bezpłatnych posiłków dietę umniejsza się o:
  • śniadanie - 25% diety
  • obiad - 50% diety
  • kolacja - 25% diety

4. Noclegi:

  • na podstawie rachunku - nie więcej niż 20 x dieta
  • ryczałtem - 150% diety/1nocleg trwający co najmniej 6 godzin pomiędzy 21:00 a 7:00

5. Zwrot kosztów podróży środkami komunikacji miejscowej:

  • na podstawie biletów
  • ryczałtem - 20% diety za każdą rozpoczętą dobę podróży

6. Podróż samochodem prywatnym:
Przed wyjazdem należy dodatkowo wypełnić wniosek o wyrażenie zgody na użycie samochodu  (doc) , popisać umowę dot. wykorzystania samochodu prywatnego do celów służbowych (doc) oraz pobrać ewidencję przebiegu pojazdu  (doc).

Po powrocie do dokumentów wymienionych w pkt. 4 należy dołączyć wypełnioną ewidencję przebiegu pojazdu  wg podanych stawek:

  • samochód o poj. do 900cm - 0,5214 zł/km
  • samochód o poj. powyżej - 0,8358 zł/km
  • motocykl - 0,2302 zł/km
  • motorower -0,1382 zł/km

Uwaga! Ze względu na wymogi szczególnego dokumentowania wydatków w wielu umowach, zwłaszcza gdy koszty podróży są finansowane ze środków funduszy strukturalnych, programów i umów międzynarodowych, potwierdzenie miejsca pobytu osoby delegowanej jest konieczne. Brak potwierdzenia pobytu może spowodować, że koszty poniesione w związku z odbytą podróżą nie zostaną uznane przez kontrolujących za kwalifikowane. Dotyczy to zarówno podróży zagranicznych jak i krajowych.

Skip to content